SECRETARIEEL BEHEER

Goed administratief beheer ligt aan de basis van een functionerende VvE. Dit kan echter behoorlijk complex en tijdrovend zijn, zeker bij regelmatige vergaderingen. Bij Mojo VvE Beheer kan je rekenen op een correcte en accurate ledenadministratie. Inclusief notuleren en communicatie richting belanghebbenden.

Onze taken als Secretarieel administratief beheer:

• Het opstarten of overnemen van jouw VvE
• Inschrijving bij de Kamer van Koophandel
• Het organiseren van de Algemene Ledenvergadering
• Het voorbereiden van een overleg over de ledenvergadering
• Het opstellen en versturen van de vergaderstukken, waaronder de uitnodiging, agenda, (jaar)stukken en de volmachten.
• Het bijwonen en/of voorzitten van de ledenvergadering
• Het maken van de notulen van de ledenvergadering
• Het verzenden van de notulen met eventuele extra informatie
• Het bijhouden en verzorgen van de uitvoering van de vergaderbesluiten
• Het bijwonen en/of voorzitten van bestuursvergaderingen en/of buitengewone of extra ledenvergaderingen.

Ledenadministratie:

• Het registreren en onderhouden van het ledenregister
• Het verwerken van mutaties in het ledenregister;
• Nieuwe eigenaar welkom heten met de bijbehorende informatie.

Communicatie:

• Het informeren van de leden bij belangrijke informatie
• Alle leden ontvangen een inlogcode voor het online portal
• Het verzorgen van inzichtelijkheid van de informatie ten behoeve van de leden
• Het verzorgen van de correspondentie voor de VvE
• Het aanschrijven van leden bij overtredingen.

Overige werkzaamheden:

• Het adviseren bij het opstellen of aanpassen van het huishoudelijk regelement
• Het adviseren over de mogelijke maatregelen bij overtredingen
• Inschrijvingen bij de Kamer van Koophandel up-to-date houden
• Het archiveren van de stukken met inachtneming van de wettelijke bewaartermijnen.

Extra uit te voeren werkzaamheden:

• Het verzorgen van eindafrekening van een appartementsrecht;
• Het verstrekken van informatie aan notarissen in verband met de overdracht van een appartement.

Mochten er werkzaamheden niet tussen staan die je toch graag wilt laten uitvoeren, kan je altijd contact met ons opnemen.